为什么企业需要档案管理系统？
现在的企业，文件和资料越来越多。合同、发票、员工档案，这些都是重要资产。如果还用纸质存放，不仅占地方，找起来也费劲。用电脑存，如果乱糟糟的，也容易丢。所以，一个好的档案管理系统很重要。它能帮企业把文件整理好，随时查找，提高效率。
选型前的自我审视
不要急着买软件。先问问自己，公司到底需要什么？是想把旧的纸质文件扫描存档？还是想管理现在产生的电子文件？或者需要多人同时查阅？搞清楚需求，才不会花冤枉钱。有些功能很高级，但公司用不上，那就是浪费。
避坑指南一：功能不匹配
很多系统看起来功能很多，但真正好用的没几个。
要注意：
1. 操作要简单。员工学半天还不会用，那就失去了意义。
2. 检索要快。能不能像百度一样，输入关键词就能找到想要的文件？
3. 权限管理。谁能看，谁能改，要能分得清清楚楚，防止资料外泄。
避坑指南二：忽视数据安全
档案就是企业的命根子。如果系统不安全，被黑客攻击或者数据丢失，损失就大了。
选择服务商时，一定要问清楚：
数据存放在哪里？
有没有备份机制？
加密技术怎么样？
不要只图便宜，安全才是第一位的。
避坑指南三：售后服务跟不上
软件不是买回来就完事了。用的过程中，肯定会遇到问题。
如果服务商响应慢，或者根本找不到人，那系统坏了就只能干着急。
选择前，打听一下这家公司的口碑。看看他们的服务团队是否专业，响应速度是否及时。
总结：怎么选才对？
总结一下：
1. 先理清自己的需求。
2. 系统功能要实用，操作要简单。
3. 数据安全必须有保障。
4. 售后服务要靠谱。
多对比几家，最好能申请试用。亲身体验过，才知道适不适合自己。选对了系统，企业的管理才能更上一层楼。
